Als ich bei meiner jetzigen Arbeit angefangen habe, hatte ich am Anfang keine Probleme gehabt meine Mails, sprich Aufträge, zu verwalten da es alles noch ziemich übersichtlich war.

Mit der Zeit wurden Aufgaben gewachsen, womit auch Emailflut anstieg.
Irgendwann habe ich gemerkt, dass es ziemlich stressig ist, ganze Emails zu durchstöbern und dabei sich nicht zu verlieren. Es waren sogar Zeiten, wo ich um nichts anderes gedacht habe, ausser meine Email zu checken. Mir war klar, so geht es nicht.

Ich habe versucht eine ToDo-Liste zu führen, leider war es nicht optimal, da viele Aufgaben als Email ankamen und es war immer schwierig Emails mit Todos zu verknüpfen.

Nach einiger Recherche im Internet habe ich für mich folgende Methode ausgearbeitet. Am besten hat mir dabei dieses Bild geholfen: http://de.wikipedia.org/wiki/Datei:GTD_Arbeitsablauf.png.

Wichtig ist dabei: Emails werden nur an bestimmten Zeiten geprüft. Dazu am besten wiederholende Termine setzen. Emails von ganz wichtigen Absendern kann man mit Filter sofort anzeigen lassen. Und sofort ist ein Stressfaktor – „ob da eine Email angekommen ist?…“ weg!

Als weiteres, habe ich im Outlook folgende Ordnerstruktur (nach GTD-Methode) angelegt:

Zur erleichterung habe ich mir auch einen „Quick Step“ im Outlook angelegt: „an mich & löschen“. Dabei wird eine Email zur Berbeitung aufgemacht. Ich kann einiges dazu notieren, dann wird Email an mich verschickt (gelangt in Posteingang) und der Original wird gelöscht.

Zum Anfang lese ich Posteingang durch und sortiere Email:

Alle Email an dennen nichts gemacht werden soll, z.B. Infomaterial oder Organisatorische Emails werden nach Ordner „Nichts TUN (N-TUN)“ verschoben. Hier giebt es zwei Uterordner: Irgendwann und Referenzmaterial. Im Referenzmaterial sind mehrere Unterordner nach Themen angelegt.

Alle Emails, welche sofort gelöst oder geantwortet werden können oder müssen gelangen in „Sofort erledigen“ (nach GTD-Methode ist es weniger als 2 Min. Fach).

Alle andere gehen in den Ordner „> 2 Min“. Hier gibt es kann es wieder mal Unterordnung nach Themen sein oder z.B. wie bei mir „Wichtig“.

Jetzt können Emails bearbeitet werden.

Zuerst werden Email aus dem Ordner „Sofort erledigen“ abgearbeitet. Meistens geht es sehr flot.

Danach kommen Email aus „> 2 Min“-Ordner.

Nach bearbeiten von einem Email kann folgendes passieren:

  • es wird um ein Termin vereinbart – ich setze einen Termin, setzte QuickStep „an mich & löschen“, und schreibe Bemerkung um der Terminierung. Danach verschiebe ich diese Nachricht aus dem Posteingang in den Ordner „Warten“. Man kann hier ein extra Ordner „Termin“ anlegen.
  • die Aufgabe wird deligiert – ich setze QuickStep „an mich & löschen“, notiere Stand der Sache und verschiebe Email in den Ordner „warten“. Hier kann man einen Termin um den Stand zu überprüfen setzen.
  • in Ordner „Warten“ kommen auch Emails wo auf eine Antwort oder auf eine Bestellung gewartet werden soll.

Nach der Bearbeitung von dem Ordner „> 2 Min“ kann man schnell Ordner „Warten“ durchfliegen, ob hier man hier tätig werden soll.

Somit bleibt mein Postfach immer leer. Na ja, fast leer :-). Immer wieder vergesse ich meine Methode und komme gleich in Stress.

 

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